Vous prévoyez de vous rendre à Toulouse pour un déplacement professionnel ? Découvrez dans cet article 6 bons conseils pour une organisation optimale.
Réserver votre hébergement
Avant tout déplacement professionnel au meett Toulouse, il est nécessaire de réserver à l’avance un hébergement. Cette étape est primordiale pour un séjour serein et réussi. L’hébergement choisi dépend du nombre de participants. En effet, si vous partez seul en déplacement, vous pouvez opter pour l’hôtel de votre choix, en fonction de vos envies et préférences. Veillez toutefois à en choisir un situé à proximité du parc des expositions à Toulouse.
En revanche, lors des séminaires professionnels ou des déplacements en groupe, le choix de l’hébergement n’est pas à prendre à la légère, bien au contraire ! Vous devez trouver un lieu disposant de suffisamment de chambres pour accueillir tous vos collègues. De plus, celui-ci doit disposer d’une salle de réunion ainsi que d’un service de restauration.
Planifiez vos moyens de transports
Une fois que vous avez réservé votre hôtel à Toulouse sur le site internet ace-hotel-toulouse.com, vous devez entreprendre de réserver vos moyens de transport. Située en Occitanie, la ville de Toulouse bénéficie d'une très bonne desserte à l'échelle nationale. Quelle que soit votre destination de départ, il existe une multitude de choix pour vous rendre jusqu'à Toulouse. Depuis Paris, vous pouvez vous rendre à Toulouse avec un train direct. Au total, le trajet dure 4h25.
Toulouse est accessible en voiture, en train, mais aussi en avion. Ainsi, vous pouvez aisément rejoindre la ville grâce à votre moyen de transport favori. Pour bénéficier de prix avantageux et d'un choix élargi, pensez à réserver votre voyage le plus tôt possible. Pour les trains, il est possible d'effectuer votre réservation environ 3 mois à l'avance. Si vous souhaitez prendre l'avion, n'hésitez pas à avoir recours à des comparateurs de prix afin de respecter votre budget. Enfin, la voiture vous permet d'être très flexible, mais ne constitue pas le moyen de transport le plus écologique.
Anticipez votre absence au bureau
Les déplacements professionnels signifient que vous allez être absent au bureau pendant un ou plusieurs jours. Pour partir serein, veillez à anticiper cette absence en prenant quelques précautions. Tout d’abord, il est important de mettre en place des mails automatiques. En effet, lors d’un déplacement, vous n’êtes pas en mesure d’y répondre instantanément. Cette solution vous permet ainsi d’éviter tout problème.
Si vous avez des rendez-vous, veillez à prévenir vos clients ou collaborateurs de votre absence ainsi qu’à les déplacer à une date ultérieure. Pour cela, vous n’avez qu’à vérifier votre agenda avant de partir !
Collectez vos notes de frais
Votre déplacement au parc des expositions à Toulouse est d'ordre professionnel et non privé. De ce fait, il est impératif de conserver l'ensemble de vos justificatifs de paiement afin d'être remboursé par votre employeur. Par ailleurs, il s'agit d'une obligation légale. Si elle n'est pas respectée, elle peut exposer votre entreprise à de lourdes sanctions.
De ce fait, lorsque vous effectuez des paiements, pensez à toujours réclamer un reçu ou une facture. Conservez ces documents précieusement jusqu'à votre retour au bureau. Une bonne organisation est primordiale pour mener à bien cette mission. Emportez avec vous une pochette cartonnée dans laquelle vous allez ranger tous vos reçus. Si vous avez oublié de le demander, vous pouvez dans certains cas l'obtenir quelques heures plus tard. Dans tous les cas, gardez en tête que sans ces documents, il vous est impossible d'être remboursé sur les frais que vous avez avancés.
Préparez vos bagages
Les déplacements professionnels peuvent parfois être désagréables voire inconfortables. Pour éviter cela, il est important de prévoir vos bagages à l’avance afin d’avoir tout ce dont vous avez besoin à portée de main : tenues de rechange, sous-vêtements, produits cosmétiques…
Opter pour un hôtel confortable vous permet de bénéficier de certains services et accessoires pour rendre votre séjour plus agréable. Vous bénéficiez ainsi de serviettes propres, d’un fer à repasser, d’un sèche-cheveux ou encore d’un service de laverie.
Préparez vos documents
Avant tout déplacement professionnel, il est impératif de réunir les documents dont vous avez besoin : pièce d'identité, permis de conduire, carte vitale… Outre ces documents, vous devez penser à emporter avec vous tous les documents en lien avec votre déplacement professionnel. Enfin, n'oubliez pas vos moyens de paiement : carte bancaire, chéquier…
Puisque vous vous rendez à un déplacement professionnel, vous pouvez emporter avec vous quelques cartes de visite. Ainsi, si vous échangez avec des personnes susceptibles de vous intéresser, vous pouvez leur transmettre aisément vos coordonnées. Si vous êtes amené à faire une présentation, n'oubliez pas votre clé USB contenant tout ce dont vous avez besoin pour assurer votre prise de parole. Pour plus de sécurité, vous pouvez enregistrer vos documents dans deux emplacements différents.